株式会社シティキャリアサービス様
お客様や登録スタッフとのコミュニケーションで成り立つビジネス
電話がかかってきたとき瞬時に担当が対応
保留時間を省くことで、お客様を待たせず対応
―他社製品と比較して、「伝ノ助」を選定された理由について教えてください。
古川氏：私たちKTG事業部のビジネスは、お客様と、通訳やガイドなどを行う登録スタッフとのやり取りで成立します。ですから、電話やメールによるコミュニケーションツールが重要です。
そこで、電話がかかってきたとき瞬時に判断でき対応できる「伝ノ助」は、自社のビジネスと合うと感じました。
中央に配置したモニターに伝ノ助ポップアップが表示。
―「伝ノ助」導入前と導入後の違い（導入後の効果）を教えてください。
古川氏： 第一段階としては、誰からかかってきたのかという認識です。
KTG事業部のメールは共有メールですので、メールを見ると内容が把握できます。電話は個人がとるものですので、導入前は電話を取った人以外は、誰からの電話なのかがわかりませんでした。
伝ノ助を導入することで、誰から電話がかかってきたかも共有することが出来るようになりました。
続いて第二段階、KTGシステムと連動ができ、更に便利になったことです。
登録顧客やスタッフ以外は、該当なしで表示されますが、その該当なしの方から再び電話が入るかもしれないので、自社のKTGシステムのメニューに電話帳入力を追加してもらったので、その登録を行えば次からは名前が出てくるようになり、より便利になりました。
森氏：電話後に名前が出るので、折り返しの電話時は担当者がすぐに取れるので保留する時間が省けます。お客様を待たせることなく電話対応ができますね。
―「伝ノ助」で特に便利だと思う機能や、使いやすかった機能などはありますか？
古川氏： 誰からの電話だったのかということを社員同士情報共有することができるとこころが便利です。何時にかかってきたかも履歴一覧にて表示されるのもわかりやすいです。
森氏：顧客別に色分けされているので履歴が見えやすいです。
同じ顧客でも、入電番号が登録しているのと違った場合にすぐ入力が出来るのが便利ですね。
古川氏：今後は、伝言メモ機能を活かしていきたいと思っています。スタッフの出社日がローテーションなので、現在は引継業務日誌を記入しています。
しかし、それだけではカバーできない所があります。伝言メモにて電話の内容などを簡易に入力し、必要情報を共有していこうと思います。
山田氏：従来の製品と比べると今回の履歴管理機能に関しては、一覧表示され、スクロールすると過去の履歴も遡ってみることが出来るのはとても便利ですよね。
折り返し連絡のために、電話番号を聞取りメモを取る必要がなくなったのもありがたいです。
「伝ノ助」と独自のシステムを連動し使いやすく
―「伝ノ助」をご利用になられて現場からのご意見はいかがでしたか？
古川氏：現場では、相手に連絡先を聞くことが不要になった、または連絡先の確認がしやすくなった、
着信履歴をかなり前まで遡ってみることが出来るようになった点が便利です、との声があがっています。
株式会社シティキャリアサービス KTG事業部の皆さま
―「伝ノ助」導入や移行作業などはスムーズでしたか？
山田氏：担当SEの方とやりとりさせて頂いて、導入作業を行いましたが、なかなか大変でした。
弊社内のセキュリティ申請やネットワーク申請手続きに時間を要したこと。
また、電話回線が通常は1事業所に1回線ですが、KTG事業部分とシティキャリアサービス既設分の2つの光回線があるため設定調査に時間が掛かりました。
さらに、設置されているONUが法人用でなく家庭用であったため、着信のコントロールが上手く出来なかったことも遅れた大きな要因かと思います。
ただ、このような点がなければ、もう少し早く運用できたのではないかと思います。
難しい面もありましたが、担当SEの方が辛抱強く対応して頂いたことに感謝しています。
―どうやってシステム連動をおこないましたか？その時苦労した点も教えてください。
山田氏：ACCESS-DBで開発したKTG管理システムとの連携になるのですが、DB登録されている顧客担当者やスタッフの電話情報が６か所あり、着信時そのすべてを参照して該当情報をポップアップすることを御願いしました。
KTG管理システムに登録はしないが、頻繁に電話をいただくお客さまからの連絡先は、DBに簡易の電話帳を別途作成して、会社名と名前をポップアップ表示できるように工夫しました。
これにより、新規顧客以外は、ほぼ顧客名が表示されるようになりました。
―今後「伝ノ助」にさらに期待していることはなんですか？
山田氏：伝ノ助の受信履歴が一覧表示されていていつでも確認できるのはとても便利です。
履歴データを利用して色々な統計をとってくれる機能があるとよいです。
現在のポップアップ表示は、お客様の会社名と氏名だけですが、商談中の案件情報やスタッフへ照会している内容など、さらに詳しい属性情報があるともっと便利に使えるかと思います。※1
※1 連動設定で使用可能です。設定変更を今後対応していきます。
瞬時に名前を判断できるので、お客様を待たせず対応。
導入前電話はいつ、誰からかかってきたのかがわからない
導入後誰からかかってきたのか瞬時に判断できるので、担当者がそのまま対応
保留する時間が省け、お客様を待たせることなく電話対応可能
履歴一覧で何時にかかってきたのかも判断できる
連動システムで更に便利に活用
株式会社シティキャリアサービス様
| 事業内容 |
労働者派遣業務、
有料職業紹介業務、
ソフトウェア開発請負業務、
情報処理管理運営業務、
情報処理関連サービス業務、
通訳・翻訳請負業務 |
| URL |
https://www.city-ccs.co.jp/ |
